1. Informacje ogólne
Aplikacja internetowa „Zakres czynności (obowiązków) pracownika” (zwana dalej skrótowo: „ZCOP”) pomaga tworzyć, przechowywać (???) i oddrukowywać dokumenty zakresu czynności w formie obowiązującej na naszej Uczelni.
System stanowi komputerowe narzędzie wspomagania realizacji obowiązków wynikających z Pisma okólnego Nr 8 Rektora Akademii Górniczo-Hutniczej im. Stanisława Staszica w Krakowie z dnia 16 listopada 2005 r. w sprawie zakresów czynności pracowników nie będących nauczycielami akademickimi (zobacz dokument).
Zadaniem aplikacji jest umożliwienie w obrębie całej Uczelni stworzenia dokumentu zakresu czynności jednolitego w formie. System „ZCOP” pozwala również zachować lokalnie na dysku użytkownika informacje o każdym utworzonym zakresie czynności, dzięki czemu możliwa jest w każdej chwili dalsza jego aktualizacja lub zmiana. Dodatkowo możliwe jest uzyskanie każdego utworzonego dokumentu w formie gotowej do druku (plik PDF) oraz zachowanie go w tej formie na dysku lokalnym.
Ponieważ aplikacja dostępna jest na serwerze WWW w CRI AGH, użytkownik musi jedynie posiadać komputer wpięty do sieci uczelnianej AGH, wyposażony w dowolną przeglądarkę internetową i drukarkę. Dodatkowo zalecane jest zainstalowanie programu Adobe AcrobatReader (darmowa aplikacja dostępna ze strony www.adobe.com).
Osoba użytkująca aplikację powinna znać podstawy obsługi komutera jedynie w zakresie obsługi strony internetowej WWW zawierającej formularze.
Aplikacja posiada możliwość używania funkcji wpisywania i poprawiania tekstów w zupełności wystarczających do łatwego stworzenia czytelnego i estetycznego w formie dokumentu. Należą do nich: wpisywanie danych z klawiatury, usuwanie i kopiowanie tesktu między polami formularza a także kopiowanie tekstu między różnymi oknami przeglądrki.
do góry2. Instrukcja użytkowania
Uruchomienie aplikacji wymaga otwarcia w dowolnej przeglądarce internetowej strony o adresie www.zcop.agh.edu.pl. Aplikacja jest formularzem WWW wymagającym uzupełnienia właściwą treścią wszystkich pól.
Tworzenie dokumentu zakresu czynności może odbywać się na dwa sposoby:
- stworzenie dokumentu od podstaw (wypełniając ręcznie wszystkie pola formularza),
- wczytanie do pól formularza danych z tzw. wzorca a następnie odpowiedniej do potrzeb modyfikacji).
Możliwe jest też skorzystanie z pewnych udogodnień w postaci automatycznego wypełnienia części pól poprzez wskazanie pracownika bezpośrednio w Systemie Informacyjnym SkOs (popularna „e-książka telefoniczna AGH”).
Aby użyć tej funkcji, należy w polu [Imię i nazwisko] wpisać nazwisko pracownika (lub fragment nazwiska), a następnie przejść do funkcji [Poszukaj w SkOs-ie].
W przypadku kiedy podane nazwisko (lub podany fragment) pasuje do więcej niż jednej osoby, aplikacja wyświetla stosowną listę — użytkownik powinien wówczas wskazać właściwą osobę przez naciśnięcie kursorem pola (przycisku) z wybraną osobą. Nastąpi wtedy automatyczne wypełnienie pól [Imię i nazwisko], [Stanowisko] i [Komórka organizacyjna] informacją jaka aktualnie istnieje w systemie SkOs. Wszystkie te wpisy w razie potrzeby można modyfikować, zgodnie z aktualnym stanem rzeczy.
Pole [Bezpośrednim przełożonym jest] wypełnić należy informacją o nazwie STANOWISKA przełożonego (nie personaliami osoby będącej przełożonym).
Część A dokumentu („Podstawowe obowiązki pracownika”) jest jednakowa dla wszystkich zatrudnionych na etacie pracowników Akademii Górniczo-Hutniczej i niezmieniona będzie drukowana na każdym tworzonym dokumencie.
Część B („Szczegółowy zakres czynności, obowiązków i odpowiedzialności”) jest wykazem punktów i podpunktów sporządzanym na indywidualne potrzeby każdego z pracowników. Zakres czynności jest redagowany w postaci numerowanych punktów (zadań), z możliwością uszczegółowienia w podpunktach. Na zakończenie można umieścić dodatkowe teksty o charakterze komentarzy.
Do wprowadzenia powyższych danych przygotowano w formularzu aplikacji odpowiednie pola, których liczba może być zmieniana (czyli: w zależności od potrzeb można dołożyć kolejne punkty, podpunkty lub pola tekstowe typu komentarz).
Pola z wpisanymi tekstami można w dowolnej chwili definitywnie usunąć lub przenieść ich zawartość w inne miejsce — należy wcześniej utworzyć puste pole formularza, skopiować tekst i dopiero wtedy usunąć wybrane pole.
Gotowy formularz można obejrzeć w kolejnym kroku edycji dokumentu zakresu czynności — osobna strona prezentuje wszystkie informacje, jakie wprowadzone zostały wcześniej do formularza, bez samych pól edycyjnych. Można w tym momencie przeczytać kompletny dokument i zadecydować, czy konieczne są poprawki (jeśli tak, należy wrócić do trybu edycji), czy zapisać wszystkie informacje do pliku na dysk, czy też — celem otrzymania wydruku i/lub zachowania gotowego dokumentu na dysku, polecić wygenerowanie pliku PDF. W większości standardowych instalacji przeglądarka umożliwi obejrzenie dokumentu PDF lub otwarcie Acrobat Readera w osobnym oknie z załadowanym plikiem PDF. Drukowanie odbywa się w sposób analogiczny, jak w innych aplikacjach systemowych tego typu.
Wypełniony, kompletny dokument — po zapisaniu na dysku lokalnym — może służyć jako wzorzec do tworzenia kolejnych dokumentów zakresu czynności. Funkcja [Zapisz dokument na dysk] pozwala zachować aktualnie tworzony dokument na dysk. Proponowana nazwa takiego pliku z danymi to połączenie imienia i nazwiska (aktualnie widniejące w tworzonym dokumencie) bez polskich liter. Plik posiada rozszerzenie *.zco — nie powinien być edytowany innymi metodami, niż wczytanie do niniejszej aplikacji. Uwaga! — własnoręczne edytowanie tego pliku bez korzystania z aplikacji „ZCOP”, może doprowadzić do zniszczenia danych. Plik przeznaczony jest do edycji w aplikacji internetowej „ZCOP”, i w taki sposó powinien być modyfikowany.
Zalecane jest składowanie wszystkich plików dokumentów zakresu czynności w osobnym katalogu — ułatwi to zlokalizowanie właściwych dokumentów, i w znacznym stopniu zapobiegnie przypadkowemu ich usunięciu lub edycji.
Wykorzystanie istniejących już dokumentów zakresu czynności polega na załadowaniu na wstępie edycji formularza wybranego pliku z danymi, a następnie edycji koniecznej w konkretnym przypadku (zmianie istniejących wpisów, dodaniu nowych punktów, usunięciu zbędnych). Wybranie właściwego pliku ułatwia funkcja przeglądania plików [Przeglądaj] — dzięki niej możliwe jest przeszukanie właściwych katalogów na dysku, a następnie wskazanie właściwego pliku.
Zmieniony w ten sposób dokument przy zapisie na dysk będzie miał domyślonie nazwę zależną od zawartości pola [Imię i nazwisko] — istnieje możliwość zmodyfikowania tej nazwy w zależności od lokalnych potrzeb. Czynność ta jest funkcją systemową, i niczym nie różni się od podobnych działań w innych programach.
W przypadku wątpliwości jak należy prawidłowo wypełniać dokument zakresu czynności, pomocnym może być wzorcowy dokument, jaki dostepny jest po wybraniu funkcji [Dokument wzorcowy] z górnego menu formatki. Dokument wyświetla się w osobnym oknie, więc może być stale dostępny, i może służyć jako swoista „ściągawka” — jego treść można zaznaczyć kursorem, i ogólnodostępnymi funkcjami systemowymi Kopiuj/Wklej, użyć w dowolnym polu edytowanego formularza.
3. Ograniczenia aplikacji
Omawiana aplikacja nie posiada wbudowanego pełnego edytora tekstu. Jest tylko formularzem WWW, ze wszystkimi ograniczeniami jaki ten standard narzuca. W związku z tym w polach formularza nie ma takich możliwości jak wyróżnienia tekstu (pogrubienie, kursywa, podkreślenie, zmiana koloru), zmiana kroju pisma, lub użycie innych form edytorskich (np. wstawienie tabeli, czy grafiki, wzoru matematycznego).
4. Pomoc techniczna, doradztwo
Aplikacja powstała w Uczelnianym Centrum Informatyki AGH. Jej autorzy (Marek Wójtowicz i Jacek Kmiecik) dołożyli wszelkich starań, aby aplikacja działała prawidłowo w większości używanych aktualnie przeglądarek internetowych. Niemniej, w zależności od użytej przeglądarki, oraz posiadanego systemu operacyjnego, opisywane w niniejszej instrukcji funkcje oraz prezentowane zrzuty ekranowe moga się nieznacznie różnić, natomiast funkcjonalność aplikacji powinna zawsze pozostać bez zmian.
Wszelkie uwagi dotyczące nieprawidłowego działania aplikacji, a nie wykraczające poza jej zakres funkcjonalny — prosimy zgłaszać do autorów. Dodatkowo, wszystkie zagadnienia techniczne związane z działaniem formularza, sposobem obsługi, błędami — można konsultować z ww. osobami.
Merytoryczna zawartość dokumentu zakresu czynności (obowiązków) pracownika, w razie wątpliwości powinna być konsultowana z Działem Kadrowo-Płacowym Uczelni, p. Zofia Paluch, tel. 35–29.